一個專案三家大型承包商

又到年約客戶，一年一度舉辦大型發表會的季節。

客戶總會委託 4A 廣告、公關，還有設計三家公司共同參與執行，三家公司、三份合約、每週固定時間由客戶召集，一起開執行會議。

就這樣，三家各自獨立的公司，因為一個專案一起工作一段時間。

六個月的前置工作期下來，雖說各自對客戶負責，也建立了一定的默契。這種三方平衡的狀態，因為突發的行政事件發生了變化。

難解的財務流程困境

「客戶說他來不及走行政程序，所以這次的款項會走公關公司，再由公關撥款給我們。」該專案的 PM，在發表會前一週，接了客戶電話後跟大家說明了情況。

前輩 E 聽完嚴肅的問 PM：「你跟公關公司那邊通話了嗎？這件事在財務流程上可能非常麻煩。」

當天直到下班前，PM 一直處於打電話、去財務室、去總經理辦公室的狀態裡。

後來在茶水間遇到 PM 時問了情況，PM 了無生趣的說：
「公關公司說『我們家付款就是三個月，沒得商量』；財務那邊說『沒有收到訂金，就不能付款給第三方廠商』；總經理問我『為什麼要走公關公司那邊』！」

總之，發表會前一週面臨的狀況就是：
– 客戶會在活動前把我們的訂金付給公關公司，公關公司會在三個月後付款給我們；
– 財務不同意沒收到訂金，付訂金給我們的廠商（有些廠商沒收到訂金不會進場）；
– 總經理有權限可以同意預付款給廠商，但他還搞不清楚來龍去脈。

如果是你，你要怎麼解這個難解的困境？

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年輕時的我，可能會認為公關公司太不通情理，怎麼可以收了客戶的錢不轉付！可能在跟總經理仔細報告後，請總經理致電客戶，讓客戶去跟公關公司溝通付款。

不過現在的我來看這個狀況，公關公司也只是「被要求幫忙」的那一方而已，更不要說因為代收代付款項，可能造成後續稅金、集團分潤等行政成本。現在的我或許會這樣做：

– 跟公關公司商量提前放款的可能性（例如，有沒有可能提前到兩個月，甚至一個月撥款？）
– 跟我們的供應商說明情況，並詢問降低訂金的可能性
– 綜合上述兩個結論，跟總經理詳細報告現狀，同時提供總經理可能的處理選項
– 決策層定奪後，再去跟財務室討論相關細節

最後，也是最可能被忽略的一件事：
「務必聰明、不經意的讓客戶知道處理流程相當複雜，但我們已經處理完畢。」

不同位子的人思考的方式、會在意的點，還有產生的情緒反應都不大一樣。

或許在處理財務流程狀況時，找到折衷方案不是最困難的，最難的是怎麼透過溝通、協調，讓事件中的每個當事人都處於「雖然為難但還可接受」的狀態。

提案主軸怎麼定/簡報怎麼報、價格談不下來、不知怎麼跟客戶或主管溝通，這些工作中常見但不好聊的狀況，讓愛知識的 Austin Chen 以創意公關產業 20 年、經營公司 15 年的經驗提供協助。